La gestione delle spese aziendali è un compito delicato e di precisione dal quale dipende il futuro e la redditività di un’azienda. Prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica gestire le spese aziendali era veramente complicato. Con il sistema di fatturazione tradizionale, tutte le spese dovevano essere catalogate, registrate e archiviate, un processo che comportava un impegno molto gravoso in termini di ore di lavoro. Nelle attività in cui i dipendenti effettuano trasferte o devono effettuare delle spese per conto dell’azienda c’era anche il problema della gestione dei rimborsi spese ai dipendenti. Con la gestione contabile tradizionale i dipendenti dovevano anticipare spese per le trasferte, conservare tutti i giustificativi e consegnarli al reparto amministrativo per il rimborso. I responsabili dell’amministrazione dovevano sistemare i molteplici documenti contabili per poter poi rimborsare il dipendente. La quantità di carta e di ore di lavoro impiegate solo per questo era veramente enorme. 

Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica molti procedimenti sono cambiati. Con la nuova normativa, aziende e liberi professionisti si sono dovuti attrezzare con software gestionali per emettere ed inviare le fatture elettroniche. La nuova legge, non solo consente di combattere meglio l’evasione fiscale, ma permette di semplificare il lavoro di gestione della contabilità aziendale. L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica ha anche dei vantaggi per le aziende, con il nuovo sistema si sono eliminate  le spese di stampa e spedizione delle fatture e i documenti si possono archiviare digitalmente. Questo consente di risparmiare tempo e denaro che possono essere investiti in modo più produttivo all’interno dell’azienda. Nel mercato sono stati introdotti una serie di strumenti per il CFO che possono aiutare concretamente nella gestione delle spese aziendali. Una contabilità più accessibile e trasparente consente di rispettare i requisiti per poter dedurre o detrarre le spese aziendali, permette di controllare in tempo reale l’andamento dei costi aziendali e essere in regola con gli adempimenti previsti dall’erario. 

Gli strumenti che aiutano a gestire le spese aziendali

L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica ha cambiato le regole per poter dedurre o detrarre le spese aziendali. Per poter essere in regola con le norme previste dalla legge tutti i pagamenti aziendali devono essere effettuati con sistemi di pagamento tracciabili. Questi metodi di pagamento sono carte di credito, di debito, bonifici bancari o carte prepagate.Sul mercato ci sono ora delle carte prepagate di ultima generazione che semplificano molto il compito di gestire le spese aziendali. La scelta di questi strumenti deve essere molto oculata, bisogna informarsi sulle varie tipologie di prodotto e scoprirne i vantaggi. Le moderne carte prepagate sono collegate ad applicazioni che consentono la rendicontazione online in tempo reale. Le carte prepagate hanno un costo contenuto e possono essere assegnate a ciascun dipendente semplificando di molto le procedure contabili per la gestione delle spese aziendali. I responsabili dell’amministrazione possono risparmiare molte ore di lavoro, infatti le applicazioni collegate alla carta aziendali permettono di avere un quadro generale dell’andamento delle spese. I giustificativi di spesa sostenuti da ciascun dipendente possono essere poi archiviati in maniera digitale rendendo la gestione contabile molto più semplice e trasparente. Mentre prima i dipendenti aziendali dovevano anticipare le spese, conservare tutti gli scontrini e le fatture, l’ufficio amministrativo doveva occuparsi di registrarli e archiviarli, ora tutte queste procedure si sono semplificate notevolmente. Utilizzare le carte prepagate per le spese aziendali consente di rispettare i dettami dell’agenzia delle entrate in materia di deducibilità e detraibilità delle spese aziendali e soprattutto consente al management aziendale di avere sott’occhio la situazione contabile generale dei costi dell’impresa. Riuscire a monitorare in tempo reale l’andamento dei costi dell’azienda permette di intervenire in tempo utile per non compromettere la redditività dell’azienda. Anche se l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica all’inizio ha creato scompiglio e confusione nelle aziende i vantaggi correlati sono molteplici. La digitalizzazione delle fatture elettroniche ha reso più semplici e snelle tutte quelle lungaggini burocratiche precedentemente legate alla gestione delle spese aziendali. In termini di trasparenza,accessibilità dei dati e risparmio di ore di lavoro,  la redditività aziendale ne può solo trovare giovamento. Riuscire a monitorare le spese aziendali permette all’azienda di misurare l’entità di costi e ricavi e pianificare al meglio le azioni per rendere la strategia aziendale in costante crescita nel medio e lungo termine.